Mailing/ Geburtstagsmailing

  

 

Mailing


Mailings (Geburtstagsmailings) können Sie aus Übersichten und Suchergebnissen heraus erstellen. Wählen Sie die entsprechende Übersicht oder erstellen Sie eine Suche je nachdem, ob das Mailing für Bewerber, Kunden oder Ansprechpartner sein soll.

Durch Einstellen des gewünschten Ausgabeziels können Sie diese Funktion auch zum Seriendruck verwenden.

Im Fall eines Bewerbermailings sind die Felder Kunden-/Auftragsmailing senden an nicht vorhanden.

Erstellen eines Mailings:

Brief/Kurzmitteilung

Im Bereich Zu verwendende Vorlage können Sie wählen, ob Sie einen Briefvorlage oder eine Kurzmitteilungsvorlage verwenden möchten.

Wenn Sie eine Kurzmitteilung über E-Mail wählen, so wird ein weiteres Register angezeigt, in dem Sie Text und Betreff der E-Mail individuell anpassen können.

Adress-Auswahl

Staff Expert kann ein Mailing an die postalische Anschrift oder per E-Mail versenden. Standardmäßig wird beim Bewerber-Mailing die private E-Mail-Adresse vorgeschlagen, bei allen anderen Mailings die geschäftliche. Später werden die zuletzt verwendeten Einstellungen verwendet.

Bei Auswahl Drucken werden die Felder E-Mail-Absender und Sendetermin ausgeblendet und stattdessen die Druckerauswahl zur Verfügung gestellt.

Optionen

Gesendete Dokumente in Historie der Empfänger speichern: Da die Dokumente sehr groß sein können, ist diese Einstellung nur in Ausnahmefällen zu verwenden.

Notiz in Empfänger als Information speichern: Diese Einstellung wird empfohlen. Durch einen Notizeintrag können Sie nachvollziehen welche E-Mails an den Empfänger gesendet wurden.

Kopie an Absender senden: Schicken Sie an die eingestellte Absenderadresse ebenfalls eine Mail.

E-Mail-Absender

Wollen Sie das Mailing per E-Mail versenden, kann der aktuelle angemeldete Benutzer das Mailing unter seinem Namen und mit seiner E-Mail Adresse versenden. Jedoch ist es manchmal auch sinnvoll das Mailing unter einer "neutraleren" E-Mail Adresse zu versenden wie z.B. info@bitwerk.de. Im Bereich Stammdaten >> Funktionen & Module >> Internet E-Mail können Sie einen alternativen E-Mail Absender definieren, den Sie an dieser Stelle auswählen können.

Ausgewählte Bewerber/ Ausgewählte Kunden

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei den gewünschten Empfängern. Mit Klick auf Alle und Keine werden die Häkchen für alle Elemente der Liste aktiviert bzw. deaktiviert.

Anhänge

Alle in Staff Expert gespeicherten Dokumente aber auch externe Dateien können als Anhng an die E-Mail gesendet werden. Im Gegensatz zum Versand einer einzelnen Mail wird die Größe des Anhangs vom System nicht kontrolliert. Große Anhänge sollten vermieden werden.

Kunden-/Ansprechpartner-Mailing

Der Bereich Kunden-/Ansprechpartner- Mailing ist nur aktiv, wenn Sie das Mailing für Kunden oder Ansprechpartner starten. Je nachdem, ob Sie das Mailing aus einer Kundenübersicht, bzw. aus einer Ansprechpartnerübersicht gestartet haben, ist der entsprechende Bereich, Kunden oder Ansprechpartner, aktiviert.

  • Ansprechpartner: Das Mailing wird an die Ansprechpartner aus der Ansprechpartnerübersicht gesendet, aus der Sie das Mailing gestartet haben. Kunden: Senden Sie das Mailing aus einer Kundenübersicht, haben Sie die Wahl, wer der Empfänger sein soll. Zur Verfügung stehen der Standard-Ansprechpartner, der erste Ansprechpartner sowie ein wählbarer Typ von Ansprechpartnern.

  • Mailing auch ohne AP erstellen:  Wählen Sie diese Option, damit das Mailing auch dann gesendet wird, wenn dem Kunden kein Ansprechpartner zugeordnet ist. Ist dies der Fall, wird die Adresse des Kunden verwendet.

Mit Klick auf Mailing erstellen starten Sie das Mailing.

Funktionen im Menü des Mailingdialogs

Mailing Vorschau

Für die Mailing-Vorschau müssen Sie mindestens einen Empfänger markiert haben. Dann wird Ihnen eine Dokumentvorschau angezeigt.

Test-E-Mail senden

Mit dieser Funktion können Sie prüfen, ob die E-Mail beim Empfänger in der gewünschten Weise ankommt. Es wird mit den Daten des ersten selektierten Bewerbers oder Kunden (je nachdem für welchen Bereich Sie das Mailing erstellen) eine Testmail erstellt und an eine spezielle E-Mail-Adresse versendet, welche Sie in den Stammdaten >> Funktionen & Module >> Funktionen >> E-Mail-Einstellungen >> Test-Modus hinterlegt haben.

Mailing-Profil laden/speichern

Die Einstellungen dieses Dialogs können Sie in einem Profil speichern und bei Bedarf wieder laden. Beim Speichern des Profils geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung ein.

E-Mail Betreff & Text

Wählen Sie eine Kurzmitteilung zum Versand via E-Mail aus, so können Sie auf der zweiten Seite des Mailing-Dialogs diesen Text inkl. Betreff bearbeiten.

Geburtstagsmailing


Das Geburtstagsmailing sorgt dafür, dass die E-Mail am Geburtstag des Empfängers gesendet wird. Bei Aufruf des Geburtstagsmailings werden Sie zuerst aufgefordert, den Sendezeitpunkt festzulegen.

Dieser Zeitpunkt wird in den Mailing-Dialog übernommen. 

Ist für den Empfänger kein Geburtsdatum hinterlegt, so kann der Empfänger keine E-Mail erhalten. Dies wird dadurch kenntlich gemacht, dass das Häkchen in der Mailing-Liste nach dem Erstellen des Mailings nicht entfernt wird.

Falls erforderlich, können Sie den "Geburtstagmodus" über das Kontextmenü im Bereich Sendetermin (E-Mail) aufheben. Dann werden die Eingabefelder für den Sendetermin freigeschaltet und der Empfänger erhält die Mail nicht mehr genau an seinem Geburtstag, sondern am eingesstellten Tag.

Ändern des Sendetermins am Geburtstag

In den Stammdaten >> globale Systemoptionen >> E-Maileinstellungen können Sie u. A. festlegen, wie die Empfänger (Bewerber/Kunden) in der Empfängerliste des Dialogs Mailing erstellen dargestellt werden sollen. 

Siehe auch: Geburtstagsliste