Bewerber löschen

Allgemeines zum Löschverhalten

Um den Anforderungen der EU-Datenschutzgrundverordnung nachzukommen, wurde in Staff Expert ein mehrstufiges Konzept für das Löschen von Bewerberdaten integriert.

Bewerber-Datensätze können nun entweder vollständig aus der Datenbank entfernt oder aber „nur“ anonymisiert werden.

Klickt ein Anwender auf Löschen, so wird der Bewerber nicht mehr direkt als "gelöscht" gekennzeichnet, sondern zunächst zur Löschung markiert.

Die Löschung selbst wird im Hintergrund vom Staff Expert Service vorgenommen.

 

Ist der zur Löschung markierte Bewerber mit einem Ansprechpartner verknüpft, so werden die personenbezogenen Daten (Name, Adresse und Kommunikationsmittel) weder gelöscht noch anonymisiert.

 

Der Zeitpunkt der Löschung/Anonymisierung ist abhängig davon, ob der zur Löschung markierte Bewerber einem Auftrag via Auftragsbearbeitung (DAB) und/oder Identlist zugeordnet ist oder nicht. Und wenn ja, wie weit die Auftragsbearbeitung fortgeschritten ist.

 

Berechnung des frühestmöglichen Löschtermins

Wurde der Bewerber keinem Auftrag zugeordnet (A), so wird dieser nach 6 Stunden durch den Staff Expert Service entsprechend des gewählten Lösch-Modus anonymisiert oder gelöscht.

Besteht eine Auftragszuordnung, so wird anhand der internen Bedeutung des Bearbeitungs-Status (bzw. Notiz Typs in der Identlist) zwischen einer Vermittlung (C) und der „normalen“ Bearbeitung (B) unterschieden. Anhand der Stammdaten werden dann die entsprechenden Wartezeiten bis zur Löschung berechnet.

 

Voraussetzung ist, dass die Statusbedeutung in den Stammdaten der beiden Module korrekt eingetragen wurde.

 

Lösch-Modus

In den Stammdaten >> Funktionen & Module >> Datenschutzschutz wird das Lösch-Verhalten des Staff Expert Service für Bewerber-Datensätze definiert. Diese können entweder vollständig entfernt werden oder aber zu Auswertungszwecken nur anonymisiert werden.

Außerdem gibt es ein Benutzerrecht, welches dafür sorgt, dass der Anwender das Löschverhalten des Datensatzes auswählen kann.

 

Ein Wiederherstellen der gelöschten Informationen ist in beiden Fällen nicht möglich.

 

Vollständige Löschung

Bei der vollständigen Löschung werden sämtliche Informationen zum Bewerber inkl. aller Zuordnungen zu Aufträgen endgültig gelöscht.

Wird ein Bewerber/ Ansprechpartner zur Löschung markiert, so wird geprüft, ob sich im Postausgang noch E-Mails für diese Person befinden.

Der Anwender kann entscheiden, ob diese E-Mails sofort gelöscht werden sollen, oder aber der Postausgang erst bei endgültiger Löschung der Person geleert werden soll.

Anonymisierung

Der Modus Anonymisierung kann in den Stammdaten zum Teil konfiguriert werden.

Allerdings werden auch in diesem Modus personenbezogenen Inhalte endgültig gelöscht. Der Name wird anonymisiert. Geburtsdatum, Geschlecht, Fotos, Adressen, Kommunikationsmittel, URLs der Herkunft und der Lebenslauf werden endgültig gelöscht. Optional können Eigenschaften, Beurteilungen und Dateien gelöscht werden.

Notizen können bestehen bleiben, gelöscht oder aber nur geleert werden, indem der Betreff und/oder der Text gelöscht wird. Auch hier werden nur die Aufgaben, Termine und Notizen beachtet, die nur mit dem Bewerber verknüpft sind oder aber zusätzlich genau eine Auftrags-Verknüpfung besitzen. Bei der Bereinigung werden alle Erinnerungen gelöscht und offene Aufgaben als erledigt markiert.

Die Zuordnungen zu Aufträgen bleiben zu Auswertungszwecken bestehen.

 

Bisherige bereits gelöschte Bewerber werden nicht automatisch im neuen Workflow beachtet. Um diese endgültig aus der Datenbank zu entfernen wählen Sie die Funktion Extras >> Sonderfunktionen >> Datensätze endgültig löschen. Der Modus Anonymisierung wird an dieser Stelle nicht unterstützt.

 

Zusatzfunktionalität & Status-Aktion | Reduzierung der Inhalte

Die neue Zusatzfunktion Reduzierung ermöglicht es, Teile eines Bewerber-Datensatzes endgültig zu löschen. Diese Funktion steht in Suchen und Übersichten auf dem Reiter Sonderfunktionen zur Verfügung. Außerdem kann die Reduzierung mittels Aktion Reduzierung der Inhalte an einen Bewerber-Status gebunden werden.

 

Voraussetzungen und Konfiguration

Stammdaten

Die Konfiguration wird in den Stammdaten >> Funktionen und Module >> Datenschutz vorgenommen.

Allgemein

Neben dem Löschmodus werden hier die Wartezeiten für die Berechnung des frühestmöglichen Löschzeitpunkts hinterlegt.

Falls gewünscht, können die Eigentümer einige Tage vor der Löschung/Anonymisierung über zu Löschende Datensätze informiert werden. Dazu werden einmal täglich entsprechende E-Mails erstellt und über den globalen E-Mail Absender versendet.

Modus Anonymisierung

In diesem Modus werden nur die personenbezogenen Daten automatisch gelöscht. Der Name wird entweder durch ein Zeichen oder aber die Initialen ersetzt. Für die weiteren Bereiche kann hier entschieden werden, wie mit den Inhalten umgegangen werden soll.

Modus Reduzierung

Wählen Sie hier die Inhalte aus, die beim Aufruf der Sonderfunktion Reduzierung unwiderruflich aus der Datenbank entfernt werden sollen.

Staff Expert Service

Das Setup zur Staff Expert Version 2018.1.2 installiert – falls nicht vorhanden- automatisch den Staff Expert Service (StaffExpertService.exe) auf Ihrem Server. In dem Fall muss die Konfiguration der Datei serviceconfig.xml geprüft und ggf. angepasst werden.

Wenden Sie sich dazu bitte an den Bitwerk Support.

Auftragsbearbeitung/ Identlist | Interne Status-Bedeutung

Die Status von Auftragsbearbeitung und Identlist sind in den Stammdaten mit einer internen Bedeutung gekennzeichnet. Der Status, der "Vermittlung" bedeutet, muss auch die entsprechende interne Bedeutung haben, damit der früheste Löschzeitpunkt korrekt berechnet werden kann.

Globaler E-Mail Absender

Optional können die Eigentümer zu löschender Bewerber via E-Mail gewarnt werden. Dazu müssen in den Stammdaten >> Funktionen & Module >> Internet und Mail >> E-Mail-Einstellungen Zugangsdaten zu einem Mailkonto hinterlegt werden.

Bei gelöschten Benutzern/ fehlenden E-Mail Adressen wird die globale E-Mail Adresse verwendet.

 

Übersicht der zur Löschung markierten Bewerber

Die zur Löschung markieren und anonymisierten Bewerber werden in Suchen und Übersichten ausgeblendet.

In der Ähnlichkeits- und Schnellsuche können diese optional eingeblendet werden. Im Duplexcheck werden zur Löschung markierte Bewerber mit entsprechender Information angezeigt.

In der Auftragsbearbeitung und Identlist bleiben die Bewerber bis zu Ihrer Löschung sichtbar. Anonymisierte Datensätze bleiben ebenfalls bestehen. Eine Bearbeitung oder aber die Zuordnung zu weiteren Aufträgen ist nicht möglich.

Im Hauptfenster > Register Bewerber > Mehr steht eine neue Übersicht zur Löschung Markierte zur Verfügung, die alle Bewerber mit dem frühesten Löschzeitpunkt auflistet.  

Löschprotokoll

Die endgültige Löschung der Datensätze wird in der Datenbank protokolliert. Dieses Löschprotokoll kann über das Dialogmenü der Übersicht Bewerber/ Ansprechpartner | Zur Löschung markiert eingesehen werden. Verfügbar sind nur die Nummer des Datensatzes sowie das Erstelldatum, der Ersteller, das Datum der Markierung zu Löschung und der Name des Anwenders, der den Datensatz zur Löschung markiert hat.

 

Bearbeitung

Die Bearbeitung von zur Löschung markierten und anonymisierten Bewerber ist nicht möglich.

Zur Löschung markierte Bewerber können weiterhin wiederhergestellt werden, wenn der Anwender das Recht Bewerber wiederherstellen besitzt.

 

Sonderfunktion | Zusammenfassen von Bewerbern

Soll beim Zusammenfassen der nicht bestehende Bewerberdatensatz gelöscht werden, so wird dieser direkt endgültig aus der Datenbank gelöscht.

 

Massenbearbeitung

In den Übersichten und im Suchergebnis gibt es folgende Sonderfunktionen zur Massenbearbeitung:

• Reduzierung der Inhalte
• Anonymisierung
• Zur Löschung markieren

 

Der Zugriff auf die Funktionen zur Massenbearbeitung wird durch folgendes Recht gesteuert: [R] Datenschutz Gelöschte/ zur Löschung markierte Datensätze werden in der Experten-, Ähnlichkeits- sowie der Schnellsuche nur angezeigt, wenn für den Benutzer das Recht "Zugriff auf gelöschte Datensätze / zur Löschung markierte Datensätze in Schnell- und Ähnlichkeitssuche" gesetzt ist.